Shares

Когда впервые начинаешь исследовать вопрос управления временем, очень быстро теряешься в гигантском многообразии методик, трюков и техник. На первый взгляд они все очень разные. Однако, это не совсем так.

Все популярные и не очень известные системы тайм-менеджмента можно разделить на категории. В этой статье я, возможно впервые, даю систематизацию методик тайм-менеджмента по категориям и комментирую особенности их практического применения.

Вот общая схема категоризации тайм-менеджмента:

«Дискретные» и «аналоговые» системы тайм-менеджмента

В первую очередь, можно разделить все мыслимые системы управления временем на те, которые направлены на реализацию конкретных достижений и целей и на те, которые концентрируются на формировании желаемого образа жизни и реализации своих ценностей. Очень условно, эти системы можно описать, как «дискретную» и «аналоговую».

Аналоговые и дискретные системы тайм-менеджмента | Инфографика Михаила КазанцеваРис.1

«Дискретная система» направлена на достижение того, что можно измерить или завершить. Например, вы хотите заработать миллион долларов. Это – конкретная и измеримая цель.

«Аналоговые системы» занимаются тем, что можно измерить не количественно, а качественно. Например, вы хотите, на долгосрочной основе, привнести в свою жизнь радость и интерес. Измерить это довольно сложно, а вот качественно оценить – запросто.

Каждый из этих подходов может быть реализован в разных масштабах.

Если вас интересуют, в первую очередь, конкретные достижения и цели, вы можете удовлетвориться простейшим уровнем: списками дел и календарями. Они позволяют держать свою текущую активность под контролем и управлять ею. Однако, они оптимальны для не очень больших целей. Вам могут быть полезны Google Calendar, Google Tasks, Wuderlist, Doit.im и многие тысячи других.

Или обычный ежедневник. Просто берете и пишете, что вы хотите сделать завтра. Отмечаете дела, привязанные ко времени… И все! Процесс пошел.

Простейшие системы тайм-менеджмента | Инфографика Михаила КазанцеваРис. 2

Если вы планируете более масштабные достижения, то вам больше подойдут комплексные системы. Фактически, это системы управления не отдельными делами, а проектами. Это могут быть локальные проекты, предусматривающие достижение среднемасштабных целей. Например, покупка машины, устройство на престижную работу, написание книги и т.п. Системы управления локальными проектами очень разнообразны и среди них можно выбрать ту, которая подходит вам больше всего. Достойны упоминания, например, программы MyLifeOrginized и LeaderTask, TaskMerlin, сервис Planfix и многие другие.

Система управления проектами | Инфографика Михаила КазанцеваРис. 3

А могут быть и системы, реализующие глобальные, жизненные проекты, которые направлены на реализацию вашего призвания. Применять их имеет смысл тогда, когда вы четко понимаете для чего живете и хотите сконцентрироваться исключительно на этом. Здесь вам в помощь система Бенджамина Франклина и ей подобные.

Реализация призвания | Инфографика Михаила КазанцеваРис. 4

Если такого понимания у вас нет, то лучше подобными системами не пользоваться. Вы будете вынуждены придумывать себе жизненные цели «из головы». Что тяжело, бессмысленно и бесполезно.

Если вас больше интересуют не конкретные достижения, а качество жизни в целом, то добро пожаловать на территорию «аналоговых подходов» к тайм-менеджменту.

Как и в случае с «дискретными» у «аналоговых» подходов тоже есть разный масштаб. Самыми простыми примерами «аналоговых» подходов являются всевозможные системы выработки полезных привычек, а также, системы рационального использования времени и переключения между разными видами деятельности.

Для выработки привычек в настоящее время существует огромное количество интернет-сервисов и мобильных приложений, которые помогают вам на постоянной основе делать то, что вы считаете полезным и внедрять это в ваш образ жизни.

Выработка привычки | Инфографика Михаила КазанцеваРис. 5

Говоря о системах рационального использования времени и переключения между разными видами деятельности, в качестве примера можно привести две популярные системы:

  • Pomodoro
  • FlyLady

Pomodoro | Инфографика Михаила КазанцеваРис. 6

И та, и другая методики предлагают простые, но эффективные алгоритмы, позволяющие с одной стороны больше сделать, а с другой стороны, меньше уставать и сопротивляться необходимости быть активным. Обратите внимание, ни та, ни другая система, не включает в себя целеполагание. Они просто помогают вам сделать вашу жизнь более комфортной. Однако, в качестве побочного эффекта, они способны здорово повысить вашу самооценку и мотивацию.

Помимо таких маленьких, но приятных «полезняшек», среди «аналоговых» систем существуют и подлинные монстры, которые замахиваются на ваш образ жизни в целом.

Среди них можно выделить три основных направления.

Первое из них – концентрируется на гармонизации основных сфер вашей жизни. Неформальным символом подобных систем может служить пресловутое «колесо жизни». В рамках этого подхода ваша задача – поддерживать те сферы жизни, которые у вас хорошо развиты и подтягивать те, которым вы уделяете меньше внимания.

Колесо жизни | Инфографика Михаила КазанцеваРис. 7

Второе направление  главное внимание уделяет реализации ваших основных ценностей, убеждений и принципов. Для того, чтобы реализовать такой подход, вы должны составить список того, что вы считаете для себя важным, главным и принципиальным. В дальнейшем, всю свою активность вы должны направлять на то, чтобы увеличивать присутствие этих ценностей в своей жизни. В качестве примера реализации подобного подхода можно привести широко известную методику Стивена Кови.

Ценности жизни | Стивен Кови | Инфоргафика Михаила КазанцеваРис. 8

Третье направление очень похоже на второе. Но вместо  ценностей главное внимание уделяет тем главным ролям, которые вы играете в жизни. В русле этого подхода вы составляете свой ролевой список и в дальнейшем занимаетесь развитием умений и навыков, которые позволят вам приблизиться к совершенству в рамках этого списка.

Рис. 9Развитие на основе ролей | Инфографика Михаила Казанцева

Естественно, что возможна любая комбинация из этих трех направлений.

Практическое задание

  1. Какая из систем управления своим временем и задачами Вам ближе: дискретная или аналоговая? Попробуйте ответить на вопрос «почему»?
  2. Если вы пользуетесь дискретной системой, попробуйте несколько дней пожить с аналоговой системой. И наоборот, если вы предпочитаете аналоговую. В конце эксперимента опишите сложности, с которыми вы столкнулись и те позитивные вещи, которые, возможно, с вами произошли. Используете этот опыт для совершенствования своей системы управления временем.
  3. Если вы используете самые простые методы для ведения своего тайм-менеджмента, попробуйте некоторое время переключиться на более глобальные и комплексные. Если вы уже работаете с такими системами, поживите несколько дней в «святой простоте» обычных календарей, списков дел и переключении между задачами.

Типы тайм-менеджмента по способу реализации

Все существующие системы тайм-менеджмента можно разделить по способу их реализации.

В первую очередь нужно упомянуть «бумажные» системы. Естественно, они самые старые. Это всевозможные ежедневники, планнеры и календари. Их неоспоримым достоинством является простота и возможность «потрогать руками». Многие психологи твердо убеждены, что «бумажное» планирование и управление временем является самым полезным и естественным. Определенный резон в таких воззрениях есть. Он связан с тем, что в процессе письма задействована мелкая моторика и происходит мощная активация нашего головного мозга. На самом деле, «бумажный» тайм-менеджмент не требует от вас никакого дополнительного оборудования, кроме листа бумаги и ручки. Для многих эта простота и естественность чрезвычайно ценна.

Минусом «бумажной» системы для многих людей является необходимость многократного переписывания и сложность внесения исправлений.

В качестве примера удачных вариантов «бумажных» органайзеров могу привести:

  1. «Дневник творческого человека» Яны Франк – это комплексная, довольно сложная, но позволяющая реализовывать крупные проекты система.
  2. Планнеры и чек-листы американского дизайнера Дэвида Си, которые позволяют решать большой спектр задач: от учета рабочего времени и планирования дня, до ведения небольших проектов.

Планнеры | Дэвид Си | Яна Франк | Инфографика Михаила КазанцеваРис. 10

В наш цифровой век невозможно себе представить тайм-менеджмент без участия всевозможных гаджетов, компьютеров и интернет-сервисов.

В рамках цифрового управления временем, мы можем встретить:

Простейшие списки дел и задач.

  • Календари.
  • Календари, комбинированные со списками задач и почтовыми сервисами.
  • Системы управления проектами.
  • Электронные Канбан доски.
  • Глобальные системы управления мечтами и всей жизнью.
  • И многое другое…

Цифровое управление временем | Инфографика Михаила КазанцеваРис.11

Электронный тайм-менеджмент во многом прекрасен. В вашем распоряжении возможности поиска, быстрого редактирования и копи-паста, отсутствие ограничений на объемы планируемых задач, возможности использования ссылок и информационных систем, напоминаний, отслеживание прогресса, вашего местоположения и т.п.

Но есть и минусы. Многих людей раздражают напоминания и необходимость постоянно обращаться к электронным устройствам. Гаджеты, в отличие от бумаги, требуется время от времени заряжать. И если вы это забыли сделать, вы можете оказаться в неприятной ситуации, оставшись без календаря напоминалок и списка дел. Ряд программ и сервисов требует для своей работы постоянный доступ в интернет, а при его отсутствии вы также получаете проблемы. Несмотря на развитие систем ввода, в том числе и голосового, не всегда и не во всех ситуациях вам будет удобно вносить новые задачи или исправления. В отличие от листа бумаги, который вы можете постоянно держать перед глазами, электронные списки дел, большую часть времени скрыты от ваших глаз и внимания.

Кроме «чистых» бумажных или электронных систем существуют их гибриды. Например, я встречал системы управления временем, в которых творческие задачи и стратегическое планирование осуществлялись на бумаге, а управление повседневной активностью было отдано на откуп гаджетам. Естественно, подобные системы имеют весь набор плюсов и минусов от обоих подходов.

Практическое задание

Попробуйте, ради эксперимента и расширения собственного опыта, «изменить» своей привычной системе управления временем. Если вы используете бумажные планировщики или ежедневники, воспользуетесь программными решениями и гаджетами. Если вы предпочитаете электронный тайм-менеджмент, попробуйте вернуться в архаику и использовать только бумагу и ручку. В конце эксперимента опишите сложности, с которыми вы столкнулись и те позитивные вещи, которые, возможно, с вами произошли. Используете этот опыт для совершенствования своей системы управления временем.


 

Спасибо, что дочитали!

Михаил Казанцев.

Присоединяйтесь ко мне в социальных сетях:

На эту тему, также, можно почитать:

Цикл статей по тайм-менеджменту завершен. Что дальше?

Наш интенсивный «забег» в управление временем и делами (цикл статей о тайм-менеджменте) закончен. А жизнь продолжается. И вместе с ней — продолжаются и усложняются наши задачи, меняются планы, приближаются дэдлайны, рассыпаются в прах одни иллюзии и рождаются новые…

Условия хорошей работы системы тайм-менеджмента

Для того, чтобы вы могли эффективно достигать своих целей, решать задачи, ничего не забывать, грамотно планировать, принимать решения и т.п. ваш тайм-менеджмент должен отвечать ряду требований. Это удобство использования, возможность фиксации, формирования алгоритмов, правил и ритуалов и т.п. Важно, чтобы выбранная система подходила именно Вам: Вашему стилю жизни и ситуации, особенностям внутреннего темпо-ритма и ценностям. Именно тогда тайм-менеджмент станет вашим помощником.
В противном случае вам гарантирован невроз или отказ от любых попыток управления временем.

Виды тайм-менеджмента. Часть 2. Принятие решений, мотивация, объем задач и структура.

Я продолжаю цикл статей о тайм-менеджменте под кодовым названием «Анатомия тайм-менеджмента».

Это новой взгляд на то, из чего на самом деле состоит и какие задачи решает любая из существующих технологий управления временем.

Читайте, анализируйте, присылайте обратную связь.

Мифы и заблуждения о тайм-менеджменте

Общеизвестен факт, что любое явление, которое становится «модным», моментально обрастает собственной мифологией. Эта мифология образует систему понятий, которая принимается на веру и не подвергается сомнению. При этом, абсолютное большинство людей не задумывается о том, соответствует ли она реальности.
Это явление существует столько же, сколько существует человек как вид. Некоторые подобные заблуждения безобидны и милы. Но заблуждения относительно любого менеджмента, а тем более менеджмента времени, приводят к реальным ошибкам в жизни и работе, снижают мотивацию и убивают веру в себя.
Я нигде не встречал системного критического анализа тайм-менеджмента в целом и связанной с ними мифологии.
Ниже я постараюсь разобрать основные популярные мифы о тайм-менеджменте.

Я решаю взять время в свои руки… 

Сразу после Нового Года на неокрепшее (после неумеренного употребления салата оливье) сознание пользователей интернета обрушилась очередная восторженная волна информации о технологиях тайм-менеджмента.
Одни статьи пропагандируют «новейшие» методики управления временем, в других – авторы рассказывают о собственных феерических достижениях в этой области, третьи зазывают на вебинары, семинары и супер-саммиты…
Глядя на весь этот поток сознания, я замечаю одно противоречие. Авторы материалов по тайм-менеджменту убеждают читателей, что все просто и возможно. А мой опыт преподавания тайм-менеджмента с 1997 года говорит об обратном.

Почему вы опаздываете и срываете дедлайны?

Мои друзья в Facebook радостно поделились постом из ЖЖ двухлетней давности. Название у этого поста вполне привлекательное — «Тайм-менеджмент для разгильдяев». Видимо потому, что разгильдяев у нас в стране огромное количество, этот опус быстро стал популярным. Я его с интересом прочитал, развеселился и в течение 15 минут создал маленький ролик.

Shares

Comments

comments

Каталог блогов Blogolist

Подпишитесь на рассылку!

Читайте интересные статьи. Проходите тесты. Изучайте инфографику, наслаждайтесь рисунками.

Спасибо! Проверьте, пожалуйста почтовый ящик и подтвердите подписку. Если Вы не получили письмо в течение 3-5 минут - проверьте папку "Спам".

Shares
Share This

Расскажите об этом в соцсетях!

Поделитесь этой статьёй с друзьями.