Shares

Виды тайм-менеджмента по способу принятия решений и расстановки приоритетов

В разных системах управления временем доминируют различные подходы к принятию решений и расстановке приоритетов.

В абсолютном большинстве методик применяются рациональные методы. Если у вас есть два дела, которые претендуют на один и тот же промежуток времени или другой ресурс, вы должны понять, какое из них является наиболее важным для вас с точки зрения глобальных целей. Это кажется очень простым. Однако, в реальной жизни расстановка приоритетов буквально сводит с ума миллионы людей.

Например, пресловутый «Квадрат Эйзенхауэра». В теории его применение выглядит просто панацеей.

Квадрат Эйзенхауэра | Инфографика Михаила КазанцеваРис. 1

Однако, в реальности и на постоянной основе, успешно его применяют единицы. Почему? Да потому, что его эффективное использование возможно только при наличии у вас стратегического мышления, хорошо осознаваемой системы ценностей и внутренней дисциплины. Не хочу никого огорчать, но таких людей мало.

Гораздо более практична система принятия решений и обработки информации, которую применяют адепты системы GTD, разработанной Дэвидом Алленом.

GTD | Дэвид Аллен | Инфографика Михаила КазанцеваРис. 2

Лучше всего она работает при необходимости «отбиться» от непрерывного потока входящей информации и задач.

Но это не все, что возможно. Для преодоления ступора, который возникает при принятии решений и расстановке приоритетов, особенно когда вы имеете дело с большим количеством дел и задач, также, применяются методы, задействующие ресурсы нашего бессознательного. Наиболее ярким примером такой технологии является методика «автофокус» Марка Форрестера. Если очистить ее от сложных ритуалов и мифологии, то суть ее чрезвычайно проста. Вы берете и просматриваете списки дел, которые у вас накопились. Далее, доверяя собственному бессознательному, вы выбираете то дело, на котором остановился ваш взгляд. Эта методика в описании выглядит чрезвычайно примитивной. Однако, в реальности она очень эффективна и позволяет сэкономить много времени и энергии.

Практическое задание

  1. Попробуйте описать свою систему принятия решений и расстановки приоритетов.
  2. Какие у нее, на ваш взгляд, слабые и сильные стороны?
  3. Как и с помощью каких подходов вы могли бы ее усовершенствовать?

Виды тайм-менеджмента по системе мотивации

Поскольку, системы управления временем создаются разными людьми, они отражают особенности мотивационной сферы своих создателей.

Есть системы, ориентированные исключительно на позитивное подкрепление. Вы выполняете свои планы, делаете дела, достигаете желаемого и, подобно дрессированной собачке, получаете «вкусняшку». Если же вы где-то прокололись, поленились или ошиблись, никакого наказания вам за это не будет.

Позитивная мотивация | Инфографика Михаила КазанцеваРис. 3

Системы, созданные более жесткими товарищами, предполагают наличие только наказаний и всевозможных «пугалок». Например, вы берете знаменитый «календарик-пинарик» и с ужасом смотрите, как бесцельно утекают в пустоту последние дни вашей жизни. Или, в случае лени и прокрастинации, вы заставляете себя отдать все ваши сбережения, отложенные на пятничную вечеринку, бездомным.

Негативная мотивация | Инфографика Михаила КазанцеваРис. 4

Естественно, встречаются системы со всевозможными комбинациями поощрений и наказаний.

Комбинированная мотивация | Инфографика Михаила КазанцеваРис. 5

С точки зрения практической эффективности я бы рекомендовал вам не доверять своему мнению о себе, а проверить все возможности мотивации экспериментально. Так как, к сожалению, абсолютное большинство из нас пребывают относительно себя в иллюзиях.

Практическое задание

  1. Какой тип мотивации вы предпочитаете в жизни?
  2. Попробуйте несколько дней прожить, используя другие типы мотивации. В конце эксперимента опишите сложности, с которыми вы столкнулись и те позитивные вещи, которые, возможно, с вами произошли. Используете этот опыт для совершенствования своей системы управления временем.

Виды тайм-менеджмента по объему задач

В стародавние времена, когда тайм-менеджмент был молодым и ходил в коротких штанишках, никому не приходило в голову в чем-то себя ограничивать. Если перед вами стоит 100 задач, которые вы должны решить, будьте добры, решайте их все. Так что классические системы управления временем не накладывают особых ограничений на количество задач и проектов, которые вы планируете. Все определяется вашим оптимизмом или здравым смыслом (если он у вас имеется).

Количество задач | Инфографика Михаила КазанцеваРис. 6

Однако, далеко не все люди могут спокойно смотреть на список из 500 дел. Именно их нервозность, а также увлечение дзеном и прочими восточными штуками, привело к созданию минималистичных систем управления временем.

Их основная особенность – это искусственно вводимые жесткие ограничения по количеству задач и проектов, которыми вы занимаете в один момент времени. Наиболее ярким представителем такой системы является «Agile results». В рамках этой системы вы имеете три главных задачи: на день, неделю, месяц и год.

Ограничения по количеству задач | Инфографика Михаила КазанцеваРис. 7

Подобный минимализм помогает одним людям сконцентрироваться, другим он доставляет головную боль и мучения при выборе этих «чертовых трех дел».

Практическое задание

Проверьте на практике свою совместимость с этими подходами и выберите тот, который для вас более комфортен и эффективен одновременно.

Виды тайм-менеджмента по степени визуализации информации

Большинство традиционных систем управления временем и делами основываются на списках. Это системы с минимальной визуальной составляющей.

Тайм-менеджмент без визуализации | Инфографика Михаила КазанцеваРис. 8

Как только вы начинаете календарное планирование, так сразу же в ваших планах появляется визуальная структура. Естественно, что планировать день, «закрашивая» временные промежутки гораздо проще, чем оперировать цифрами, высчитывая временные промежутки.

Небольшая визуализации системы управления временем | Инфографика Михаила КазанцеваРис. 9

При проектном планировании, возникают диаграммы Гантта, которые усиливают значение визуальной составляющей планирования.

Диаграмма Гантта | Инфографика Михаила КазанцеваРис. 10

Дальнейшим развитием идеи визуального планирования и управления задачами и временем являются ментальные карты и Канбан-доски. Это шаг от одномерного представления планов к двумерному.

Канбан | Инфографика Михаила КазанцеваРис. 11

Если для вас важна визуальная составляющая любой информации, ищите себе систему управления временем, которая будет максимально удовлетворять этому критерию. Я, на практике, встречал случаи, когда человек, считавший себя абсолютно не способным планировать мало-мальски сложные проекты, совершил подлинный прорыв, просто повесив перед собой и начав использовать Канбан-доску. Ее наглядность и простота позволили ему подняться на абсолютно новый уровень.

Практическое задание

Если вы не используете приемы визуализации планов, задач и дел, попробуйте ввести их в ваше планирование.

Вы можете начать с простейшего раскрашивания задач в разные цвета, использования пиктограмм и иконок. Если этого вам покажется мало, попробуйте нарисовать ментальную карту или создайте канбан-доску.

В конце эксперимента опишите сложности, с которыми вы столкнулись и те позитивные вещи, которые, возможно, с вами произошли. Используете этот опыт для совершенствования своей системы управления временем.

Виды тайм-менеджмента с точки зрения наличия структуры

Кроме всего вышеперечисленного, все системы тайм-менеджмента можно разделить по принципы структурирования дел и задач.

Самые простые системы управления временем структуры не имеют. Это обычные списки, в которых для поиска каждой задачи вы должны либо пролистать список до конца, либо воспользоваться поиском. Это хорошо работает в случае небольших объемов информации или при наличии у вас особых талантов.

Простые системы управления временем | Инфографика управления временемРис. 12

В случае реализации проектов, в ряде систем тайм-менеджмента применяются жесткие, древовидные, иерархические структуры. У вас есть проекты, подпроекты, задачи, подзадачи и т.п. Многие находят такой способ организации информации удобным. Однако, в случае очень объемных проектов, мы сталкиваемся с теми же трудностями, что и в бесструктурных системах.

Тайм-менеджмент для управления проектами | Инфографика Михаила КазанцеваРис. 13

Третий вариант структурирования информации предусматривает использование тэгов и систем динамических фильтров. Для многих людей этот способ является идеальным. Например, он позволяет из гигантского проекта несколькими кликами мыши выделить все задачи, в которых одновременно:

  •  Задействован менеджеры Вася, Коля и Петя.
  • Дэдлайн наступает в следующий понедельник.
  • Эти задачи должны быть выполнены на выезде.
  • Все задачи связанные с чтением книг и статей…

Использование тэгов в системе тайм-менеджмента | Инфографика Михаила КазанцеваРис. 14

Если общее количество задач проекта составляет несколько тысяч, то вручную найти все такие задачи практически невозможно.

Подобным образом структурируют активность пользователей многие тайм-менеджерские программы и интернет-сервисы. В качестве одного из ярких примеров можно привести сервис «RememberTheMilk».

К сожалению, и этот подход не является идеальным. Система динамической фильтрации задач подходит далеко не всем пользователям и довольно часто вызывает дезориентацию и растерянность.

Практическое задание

Если вы ищете способы максимально повысить свою эффективность, я бы рекомендовал вам также попробовать каждый из этих подходов. Во многих случаях, даже примитивнейший бесструктурный подход к задачам работает лучше, чем неудобная лично для вас «модная, продвинутая и универсальная» система очередного гуру.


Спасибо, что дочитали!

Михаил Казанцев.

Присоединяйтесь ко мне в социальных сетях:

На эту тему, также, можно почитать:

Цикл статей по тайм-менеджменту завершен. Что дальше?

Наш интенсивный «забег» в управление временем и делами (цикл статей о тайм-менеджменте) закончен. А жизнь продолжается. И вместе с ней — продолжаются и усложняются наши задачи, меняются планы, приближаются дэдлайны, рассыпаются в прах одни иллюзии и рождаются новые…

Условия хорошей работы системы тайм-менеджмента

Для того, чтобы вы могли эффективно достигать своих целей, решать задачи, ничего не забывать, грамотно планировать, принимать решения и т.п. ваш тайм-менеджмент должен отвечать ряду требований. Это удобство использования, возможность фиксации, формирования алгоритмов, правил и ритуалов и т.п. Важно, чтобы выбранная система подходила именно Вам: Вашему стилю жизни и ситуации, особенностям внутреннего темпо-ритма и ценностям. Именно тогда тайм-менеджмент станет вашим помощником.
В противном случае вам гарантирован невроз или отказ от любых попыток управления временем.

Виды тайм-менеджмента. Часть 1: «Дискретные» и «аналоговые», электронные и бумажные.

Когда впервые начинаешь исследовать вопрос управления временем, очень быстро теряешься в гигантском многообразии методик, трюков и техник. На первый взгляд они все очень разные. Однако, это не совсем так.

Все популярные и не очень известные системы тайм-менеджмента можно разделить на категории.
В этой статье я, возможно впервые, даю систематизацию методик тайм-менеджмента по категориям и комментирую особенности их практического применения.

Мифы и заблуждения о тайм-менеджменте

Общеизвестен факт, что любое явление, которое становится «модным», моментально обрастает собственной мифологией. Эта мифология образует систему понятий, которая принимается на веру и не подвергается сомнению. При этом, абсолютное большинство людей не задумывается о том, соответствует ли она реальности.
Это явление существует столько же, сколько существует человек как вид. Некоторые подобные заблуждения безобидны и милы. Но заблуждения относительно любого менеджмента, а тем более менеджмента времени, приводят к реальным ошибкам в жизни и работе, снижают мотивацию и убивают веру в себя.
Я нигде не встречал системного критического анализа тайм-менеджмента в целом и связанной с ними мифологии.
Ниже я постараюсь разобрать основные популярные мифы о тайм-менеджменте.

Я решаю взять время в свои руки… 

Сразу после Нового Года на неокрепшее (после неумеренного употребления салата оливье) сознание пользователей интернета обрушилась очередная восторженная волна информации о технологиях тайм-менеджмента.
Одни статьи пропагандируют «новейшие» методики управления временем, в других – авторы рассказывают о собственных феерических достижениях в этой области, третьи зазывают на вебинары, семинары и супер-саммиты…
Глядя на весь этот поток сознания, я замечаю одно противоречие. Авторы материалов по тайм-менеджменту убеждают читателей, что все просто и возможно. А мой опыт преподавания тайм-менеджмента с 1997 года говорит об обратном.

Почему вы опаздываете и срываете дедлайны?

Мои друзья в Facebook радостно поделились постом из ЖЖ двухлетней давности. Название у этого поста вполне привлекательное — «Тайм-менеджмент для разгильдяев». Видимо потому, что разгильдяев у нас в стране огромное количество, этот опус быстро стал популярным. Я его с интересом прочитал, развеселился и в течение 15 минут создал маленький ролик.

Shares

Comments

comments

Каталог блогов Blogolist

Подпишитесь на рассылку!

Читайте интересные статьи. Проходите тесты. Изучайте инфографику, наслаждайтесь рисунками.

Спасибо! Проверьте, пожалуйста почтовый ящик и подтвердите подписку. Если Вы не получили письмо в течение 3-5 минут - проверьте папку "Спам".

Shares
Share This

Расскажите об этом в соцсетях!

Поделитесь этой статьёй с друзьями.