© Статья Михаила Казанцева и Александры Дербенёвой
Виды тайм-менеджмента по способу принятия решений и расстановки приоритетов
В разных системах управления временем доминируют различные подходы к принятию решений и расстановке приоритетов.
В абсолютном большинстве методик применяются рациональные методы. Если у вас есть два дела, которые претендуют на один и тот же промежуток времени или другой ресурс, вы должны понять, какое из них является наиболее важным для вас с точки зрения глобальных целей. Это кажется очень простым. Однако, в реальной жизни расстановка приоритетов буквально сводит с ума миллионы людей.
Например, пресловутый «Квадрат Эйзенхауэра». В теории его применение выглядит просто панацеей.
Рис. 1
Однако, в реальности и на постоянной основе, успешно его применяют единицы. Почему? Да потому, что его эффективное использование возможно только при наличии у вас стратегического мышления, хорошо осознаваемой системы ценностей и внутренней дисциплины. Не хочу никого огорчать, но таких людей мало.
Гораздо более практична система принятия решений и обработки информации, которую применяют адепты системы GTD, разработанной Дэвидом Алленом.
Рис. 2
Лучше всего она работает при необходимости «отбиться» от непрерывного потока входящей информации и задач.
Но это не все, что возможно. Для преодоления ступора, который возникает при принятии решений и расстановке приоритетов, особенно когда вы имеете дело с большим количеством дел и задач, также, применяются методы, задействующие ресурсы нашего бессознательного. Наиболее ярким примером такой технологии является методика «автофокус» Марка Форрестера. Если очистить ее от сложных ритуалов и мифологии, то суть ее чрезвычайно проста. Вы берете и просматриваете списки дел, которые у вас накопились. Далее, доверяя собственному бессознательному, вы выбираете то дело, на котором остановился ваш взгляд. Эта методика в описании выглядит чрезвычайно примитивной. Однако, в реальности она очень эффективна и позволяет сэкономить много времени и энергии.
Практическое задание
- Попробуйте описать свою систему принятия решений и расстановки приоритетов.
- Какие у нее, на ваш взгляд, слабые и сильные стороны?
- Как и с помощью каких подходов вы могли бы ее усовершенствовать?
Виды тайм-менеджмента по системе мотивации
Поскольку, системы управления временем создаются разными людьми, они отражают особенности мотивационной сферы своих создателей.
Есть системы, ориентированные исключительно на позитивное подкрепление. Вы выполняете свои планы, делаете дела, достигаете желаемого и, подобно дрессированной собачке, получаете «вкусняшку». Если же вы где-то прокололись, поленились или ошиблись, никакого наказания вам за это не будет.
Рис. 3
Системы, созданные более жесткими товарищами, предполагают наличие только наказаний и всевозможных «пугалок». Например, вы берете знаменитый «календарик-пинарик» и с ужасом смотрите, как бесцельно утекают в пустоту последние дни вашей жизни. Или, в случае лени и прокрастинации, вы заставляете себя отдать все ваши сбережения, отложенные на пятничную вечеринку, бездомным.
Рис. 4
Естественно, встречаются системы со всевозможными комбинациями поощрений и наказаний.
Рис. 5
С точки зрения практической эффективности я бы рекомендовал вам не доверять своему мнению о себе, а проверить все возможности мотивации экспериментально. Так как, к сожалению, абсолютное большинство из нас пребывают относительно себя в иллюзиях.
Практическое задание
- Какой тип мотивации вы предпочитаете в жизни?
- Попробуйте несколько дней прожить, используя другие типы мотивации. В конце эксперимента опишите сложности, с которыми вы столкнулись и те позитивные вещи, которые, возможно, с вами произошли. Используете этот опыт для совершенствования своей системы управления временем.
Виды тайм-менеджмента по объему задач
В стародавние времена, когда тайм-менеджмент был молодым и ходил в коротких штанишках, никому не приходило в голову в чем-то себя ограничивать. Если перед вами стоит 100 задач, которые вы должны решить, будьте добры, решайте их все. Так что классические системы управления временем не накладывают особых ограничений на количество задач и проектов, которые вы планируете. Все определяется вашим оптимизмом или здравым смыслом (если он у вас имеется).
Рис. 6
Однако, далеко не все люди могут спокойно смотреть на список из 500 дел. Именно их нервозность, а также увлечение дзеном и прочими восточными штуками, привело к созданию минималистичных систем управления временем.
Их основная особенность – это искусственно вводимые жесткие ограничения по количеству задач и проектов, которыми вы занимаете в один момент времени. Наиболее ярким представителем такой системы является «Agile results». В рамках этой системы вы имеете три главных задачи: на день, неделю, месяц и год.
Рис. 7
Подобный минимализм помогает одним людям сконцентрироваться, другим он доставляет головную боль и мучения при выборе этих «чертовых трех дел».
Практическое задание
Проверьте на практике свою совместимость с этими подходами и выберите тот, который для вас более комфортен и эффективен одновременно.
Виды тайм-менеджмента по степени визуализации информации
Большинство традиционных систем управления временем и делами основываются на списках. Это системы с минимальной визуальной составляющей.
Рис. 8
Как только вы начинаете календарное планирование, так сразу же в ваших планах появляется визуальная структура. Естественно, что планировать день, «закрашивая» временные промежутки гораздо проще, чем оперировать цифрами, высчитывая временные промежутки.
Рис. 9
При проектном планировании, возникают диаграммы Гантта, которые усиливают значение визуальной составляющей планирования.
Рис. 10
Дальнейшим развитием идеи визуального планирования и управления задачами и временем являются ментальные карты и Канбан-доски. Это шаг от одномерного представления планов к двумерному.
Рис. 11
Если для вас важна визуальная составляющая любой информации, ищите себе систему управления временем, которая будет максимально удовлетворять этому критерию. Я, на практике, встречал случаи, когда человек, считавший себя абсолютно не способным планировать мало-мальски сложные проекты, совершил подлинный прорыв, просто повесив перед собой и начав использовать Канбан-доску. Ее наглядность и простота позволили ему подняться на абсолютно новый уровень.
Практическое задание
Если вы не используете приемы визуализации планов, задач и дел, попробуйте ввести их в ваше планирование.
Вы можете начать с простейшего раскрашивания задач в разные цвета, использования пиктограмм и иконок. Если этого вам покажется мало, попробуйте нарисовать ментальную карту или создайте канбан-доску.
В конце эксперимента опишите сложности, с которыми вы столкнулись и те позитивные вещи, которые, возможно, с вами произошли. Используете этот опыт для совершенствования своей системы управления временем.
Виды тайм-менеджмента с точки зрения наличия структуры
Кроме всего вышеперечисленного, все системы тайм-менеджмента можно разделить по принципы структурирования дел и задач.
Самые простые системы управления временем структуры не имеют. Это обычные списки, в которых для поиска каждой задачи вы должны либо пролистать список до конца, либо воспользоваться поиском. Это хорошо работает в случае небольших объемов информации или при наличии у вас особых талантов.
Рис. 12
В случае реализации проектов, в ряде систем тайм-менеджмента применяются жесткие, древовидные, иерархические структуры. У вас есть проекты, подпроекты, задачи, подзадачи и т.п. Многие находят такой способ организации информации удобным. Однако, в случае очень объемных проектов, мы сталкиваемся с теми же трудностями, что и в бесструктурных системах.
Рис. 13
Третий вариант структурирования информации предусматривает использование тэгов и систем динамических фильтров. Для многих людей этот способ является идеальным. Например, он позволяет из гигантского проекта несколькими кликами мыши выделить все задачи, в которых одновременно:
- Задействован менеджеры Вася, Коля и Петя.
- Дэдлайн наступает в следующий понедельник.
- Эти задачи должны быть выполнены на выезде.
- Все задачи связанные с чтением книг и статей…
Рис. 14
Если общее количество задач проекта составляет несколько тысяч, то вручную найти все такие задачи практически невозможно.
Подобным образом структурируют активность пользователей многие тайм-менеджерские программы и интернет-сервисы. В качестве одного из ярких примеров можно привести сервис «RememberTheMilk».
К сожалению, и этот подход не является идеальным. Система динамической фильтрации задач подходит далеко не всем пользователям и довольно часто вызывает дезориентацию и растерянность.
Практическое задание
Если вы ищете способы максимально повысить свою эффективность, я бы рекомендовал вам также попробовать каждый из этих подходов. Во многих случаях, даже примитивнейший бесструктурный подход к задачам работает лучше, чем неудобная лично для вас «модная, продвинутая и универсальная» система очередного гуру.
Книги Михаила Казанцева и Александры Дербенёвой
Коучинг Михаила Казанцева и Александры Дербенёвой
Популярные статьи
Как изменить свою жизнь? Первый каталог методов изменения жизни с их критическим разбором и иллюстрациями.
Эта первая статья в большом цикле о том, как изменить свою жизнь. Ради Бога, не морщитесь. Я понимаю, что интернет заполнен огромным количеством бездарных поделок на эту тему. Их авторы беззастенчиво обещают 100% работающие методики, волшебные перемены в жизни и пошаговые рецепты сумасшедшего успеха. Под лозунгом «Изменяем жизнь к лучшему» работают, как опытные и мудрые наставники, так и проходимцы, которые пользуются популярностью темы.
Любовь и семейные ценности, как вирусы ума. О чем, на самом деле, не говорил перед смертью Стив Джобс?
Все знают, что интернет давно превратился в склад мемов, приколов и фейков. Поддельные изречения Лао Цзы, Будды, Черчилля и Ленина наряду с конспирологическими теориями о рептилоидах и заговоре мирового правительства представлены здесь во всей красе и разнообразии. К сожалению, некоторые из этих фейков претендуют не на то, чтобы развлечь читателя, а на то, чтобы указать ему «верный путь» в жизни.
Чтобы изменить судьбу, порой, достаточно просто быть внимательным.
Есть такое слово: «судьба». Где то рядом, в пространстве смыслов, болтается «рок». Неподалеку ошиваются «карма», «хроническое невезение» с «незакрытым гештальтом» и тому подобные конструкции… Мы эти слова используем, когда сталкиваемся с повторениями. А точнее с повторяющимися ситуациями. И, чаще всего, эти ситуации нас не радуют.
Это выглядит очень забавно, но проявляется, порой далеко не безобидно, во всех аспектах нашей жизни.
Судьбу можно изменить, если просто внимательно вглядеться в характер и особенности личности. Свои и/или тех людей, с которыми вас объединяют сходные ситуации.
Почему взаимопонимание – это вредная иллюзия и что с этим делать?
Многие считают, что язык – это именно то, что делает нас людьми. С помощью языка мы усваиваем культуру. Не «культуру» с большой буквы, а то, что превращается нас из «голых обезьян» в мало-мальски человекоподобных существ. Язык мы усваиваем автоматически, в раннем детстве. И этот автоматизм всю нашу дальнейшую жизнь играет с нами злые шутки.
Ваш внутренний мир на самом деле не ваш… Человек, как машина мемов.
Удивительные способности языка: он формирует нашу внутреннюю реальность. Любовь, успех, деньги счастье… это просто вирусы ума. Внутри нас живут идеи, которые используют наш мозг, как среду для размножения. Идеи, как и вирусы, не заботятся о своих носителях.
Какие идеи живут внутри вас и что они с вами делают?
Как не быть марионеткой правил и принципов? Практическое упражнение для знакомства с соавторами вашего жизненного сценария.
Многие из тех, кто не склонен заниматься самокопанием и не интересуется психологией считают, что исследование собственных правил и принципов жизни довольно-таки бесполезное занятие. Мой опыт работы коуча показывает, что это совсем не так. Я неоднократно сталкивался с тем, что именно принципы и правила жизни, усвоенные человеком в раннем возрасте мешают ему принимать решения и совершать поступки. До тех пор, пока вы не знаете, что руководит вашей жизнью и откуда оно появилось, вы – марионетка.
