Shares

© Статья Михаила Казанцева 

Когда впервые начинаешь исследовать вопрос управления временем, очень быстро теряешься в гигантском многообразии методик, трюков и техник. На первый взгляд они все очень разные. Однако, это не совсем так.

Все популярные и не очень известные системы тайм-менеджмента можно разделить на категории. В этой статье я, возможно впервые, даю систематизацию методик тайм-менеджмента по категориям и комментирую особенности их практического применения.

Вот общая схема категоризации тайм-менеджмента:

«Дискретные» и «аналоговые» системы тайм-менеджмента

В первую очередь, можно разделить все мыслимые системы управления временем на те, которые направлены на реализацию конкретных достижений и целей и на те, которые концентрируются на формировании желаемого образа жизни и реализации своих ценностей. Очень условно, эти системы можно описать, как «дискретную» и «аналоговую».

Аналоговые и дискретные системы тайм-менеджмента | Инфографика Михаила КазанцеваРис.1

«Дискретная система» направлена на достижение того, что можно измерить или завершить. Например, вы хотите заработать миллион долларов. Это – конкретная и измеримая цель.

«Аналоговые системы» занимаются тем, что можно измерить не количественно, а качественно. Например, вы хотите, на долгосрочной основе, привнести в свою жизнь радость и интерес. Измерить это довольно сложно, а вот качественно оценить – запросто.

Каждый из этих подходов может быть реализован в разных масштабах.

Если вас интересуют, в первую очередь, конкретные достижения и цели, вы можете удовлетвориться простейшим уровнем: списками дел и календарями. Они позволяют держать свою текущую активность под контролем и управлять ею. Однако, они оптимальны для не очень больших целей. Вам могут быть полезны Google Calendar, Google Tasks, Wuderlist, Doit.im и многие тысячи других.

Или обычный ежедневник. Просто берете и пишете, что вы хотите сделать завтра. Отмечаете дела, привязанные ко времени… И все! Процесс пошел.

Простейшие системы тайм-менеджмента | Инфографика Михаила КазанцеваРис. 2

Если вы планируете более масштабные достижения, то вам больше подойдут комплексные системы. Фактически, это системы управления не отдельными делами, а проектами. Это могут быть локальные проекты, предусматривающие достижение среднемасштабных целей. Например, покупка машины, устройство на престижную работу, написание книги и т.п. Системы управления локальными проектами очень разнообразны и среди них можно выбрать ту, которая подходит вам больше всего. Достойны упоминания, например, программы MyLifeOrginized и LeaderTask, TaskMerlin, сервис Planfix и многие другие.

Система управления проектами | Инфографика Михаила КазанцеваРис. 3

А могут быть и системы, реализующие глобальные, жизненные проекты, которые направлены на реализацию вашего призвания. Применять их имеет смысл тогда, когда вы четко понимаете для чего живете и хотите сконцентрироваться исключительно на этом. Здесь вам в помощь система Бенджамина Франклина и ей подобные.

Реализация призвания | Инфографика Михаила КазанцеваРис. 4

Если такого понимания у вас нет, то лучше подобными системами не пользоваться. Вы будете вынуждены придумывать себе жизненные цели «из головы». Что тяжело, бессмысленно и бесполезно.

Если вас больше интересуют не конкретные достижения, а качество жизни в целом, то добро пожаловать на территорию «аналоговых подходов» к тайм-менеджменту.

Как и в случае с «дискретными» у «аналоговых» подходов тоже есть разный масштаб. Самыми простыми примерами «аналоговых» подходов являются всевозможные системы выработки полезных привычек, а также, системы рационального использования времени и переключения между разными видами деятельности.

Для выработки привычек в настоящее время существует огромное количество интернет-сервисов и мобильных приложений, которые помогают вам на постоянной основе делать то, что вы считаете полезным и внедрять это в ваш образ жизни.

Выработка привычки | Инфографика Михаила КазанцеваРис. 5

Говоря о системах рационального использования времени и переключения между разными видами деятельности, в качестве примера можно привести две популярные системы:

  • Pomodoro
  • FlyLady

Pomodoro | Инфографика Михаила КазанцеваРис. 6

И та, и другая методики предлагают простые, но эффективные алгоритмы, позволяющие с одной стороны больше сделать, а с другой стороны, меньше уставать и сопротивляться необходимости быть активным. Обратите внимание, ни та, ни другая система, не включает в себя целеполагание. Они просто помогают вам сделать вашу жизнь более комфортной. Однако, в качестве побочного эффекта, они способны здорово повысить вашу самооценку и мотивацию.

Помимо таких маленьких, но приятных «полезняшек», среди «аналоговых» систем существуют и подлинные монстры, которые замахиваются на ваш образ жизни в целом.

Среди них можно выделить три основных направления.

Первое из них – концентрируется на гармонизации основных сфер вашей жизни. Неформальным символом подобных систем может служить пресловутое «колесо жизни». В рамках этого подхода ваша задача – поддерживать те сферы жизни, которые у вас хорошо развиты и подтягивать те, которым вы уделяете меньше внимания.

Колесо жизни | Инфографика Михаила КазанцеваРис. 7

Второе направление  главное внимание уделяет реализации ваших основных ценностей, убеждений и принципов. Для того, чтобы реализовать такой подход, вы должны составить список того, что вы считаете для себя важным, главным и принципиальным. В дальнейшем, всю свою активность вы должны направлять на то, чтобы увеличивать присутствие этих ценностей в своей жизни. В качестве примера реализации подобного подхода можно привести широко известную методику Стивена Кови.

Ценности жизни | Стивен Кови | Инфоргафика Михаила КазанцеваРис. 8

Третье направление очень похоже на второе. Но вместо  ценностей главное внимание уделяет тем главным ролям, которые вы играете в жизни. В русле этого подхода вы составляете свой ролевой список и в дальнейшем занимаетесь развитием умений и навыков, которые позволят вам приблизиться к совершенству в рамках этого списка.

Рис. 9Развитие на основе ролей | Инфографика Михаила Казанцева

Естественно, что возможна любая комбинация из этих трех направлений.

Практическое задание

  1. Какая из систем управления своим временем и задачами Вам ближе: дискретная или аналоговая? Попробуйте ответить на вопрос «почему»?
  2. Если вы пользуетесь дискретной системой, попробуйте несколько дней пожить с аналоговой системой. И наоборот, если вы предпочитаете аналоговую. В конце эксперимента опишите сложности, с которыми вы столкнулись и те позитивные вещи, которые, возможно, с вами произошли. Используете этот опыт для совершенствования своей системы управления временем.
  3. Если вы используете самые простые методы для ведения своего тайм-менеджмента, попробуйте некоторое время переключиться на более глобальные и комплексные. Если вы уже работаете с такими системами, поживите несколько дней в «святой простоте» обычных календарей, списков дел и переключении между задачами.

Типы тайм-менеджмента по способу реализации

Все существующие системы тайм-менеджмента можно разделить по способу их реализации.

В первую очередь нужно упомянуть «бумажные» системы. Естественно, они самые старые. Это всевозможные ежедневники, планнеры и календари. Их неоспоримым достоинством является простота и возможность «потрогать руками». Многие психологи твердо убеждены, что «бумажное» планирование и управление временем является самым полезным и естественным. Определенный резон в таких воззрениях есть. Он связан с тем, что в процессе письма задействована мелкая моторика и происходит мощная активация нашего головного мозга. На самом деле, «бумажный» тайм-менеджмент не требует от вас никакого дополнительного оборудования, кроме листа бумаги и ручки. Для многих эта простота и естественность чрезвычайно ценна.

Минусом «бумажной» системы для многих людей является необходимость многократного переписывания и сложность внесения исправлений.

В качестве примера удачных вариантов «бумажных» органайзеров могу привести:

  1. «Дневник творческого человека» Яны Франк – это комплексная, довольно сложная, но позволяющая реализовывать крупные проекты система.
  2. Планнеры и чек-листы американского дизайнера Дэвида Си, которые позволяют решать большой спектр задач: от учета рабочего времени и планирования дня, до ведения небольших проектов.

Планнеры | Дэвид Си | Яна Франк | Инфографика Михаила КазанцеваРис. 10

В наш цифровой век невозможно себе представить тайм-менеджмент без участия всевозможных гаджетов, компьютеров и интернет-сервисов.

В рамках цифрового управления временем, мы можем встретить:

Простейшие списки дел и задач.

  • Календари.
  • Календари, комбинированные со списками задач и почтовыми сервисами.
  • Системы управления проектами.
  • Электронные Канбан доски.
  • Глобальные системы управления мечтами и всей жизнью.
  • И многое другое…

Цифровое управление временем | Инфографика Михаила КазанцеваРис.11

Электронный тайм-менеджмент во многом прекрасен. В вашем распоряжении возможности поиска, быстрого редактирования и копи-паста, отсутствие ограничений на объемы планируемых задач, возможности использования ссылок и информационных систем, напоминаний, отслеживание прогресса, вашего местоположения и т.п.

Но есть и минусы. Многих людей раздражают напоминания и необходимость постоянно обращаться к электронным устройствам. Гаджеты, в отличие от бумаги, требуется время от времени заряжать. И если вы это забыли сделать, вы можете оказаться в неприятной ситуации, оставшись без календаря напоминалок и списка дел. Ряд программ и сервисов требует для своей работы постоянный доступ в интернет, а при его отсутствии вы также получаете проблемы. Несмотря на развитие систем ввода, в том числе и голосового, не всегда и не во всех ситуациях вам будет удобно вносить новые задачи или исправления. В отличие от листа бумаги, который вы можете постоянно держать перед глазами, электронные списки дел, большую часть времени скрыты от ваших глаз и внимания.

Кроме «чистых» бумажных или электронных систем существуют их гибриды. Например, я встречал системы управления временем, в которых творческие задачи и стратегическое планирование осуществлялись на бумаге, а управление повседневной активностью было отдано на откуп гаджетам. Естественно, подобные системы имеют весь набор плюсов и минусов от обоих подходов.

Практическое задание

Попробуйте, ради эксперимента и расширения собственного опыта, «изменить» своей привычной системе управления временем. Если вы используете бумажные планировщики или ежедневники, воспользуетесь программными решениями и гаджетами. Если вы предпочитаете электронный тайм-менеджмент, попробуйте вернуться в архаику и использовать только бумагу и ручку. В конце эксперимента опишите сложности, с которыми вы столкнулись и те позитивные вещи, которые, возможно, с вами произошли. Используете этот опыт для совершенствования своей системы управления временем.


 

Книги Михаила Казанцева и Александры Дербенёвой

Коучинг Михаила Казанцева и Александры Дербенёвой

До встречи в коучинге! 

Михаил Казанцев и

Александра Дербенёва.

Случаи из практики

Нам врут наши собственные слова

Екатерина почувствовала себя плохо, обозвала свое состояние «депрессией» и оторвала это состояние от своей реальности. Ситуацию глубокого недовольства работой она превратила в состояние, которое назвал «депрессией». Это позволило ей ничего не менять в жизни, а превратиться в жертву невидимого монстра.

Кризис успешной женщины 35+

Пятнадцать лет назад, еще будучи студенткой, героиня этой истории увлеклась чтением «историй успеха» и программированием своей судьбы. Оказавшись на вершине своей карьеры, Валентина столкнулась с внутренним кризисом, который не смогла преодолеть.

Любит – не любит… Как наши иллюзии разрушают отношения

Марина утверждала, что муж не любит и третирует ее. Она абсолютно в этом уверена. Ей казалось, что ее ее отношения с мужем – на грани разрыва. Когда мы «препарировали» уверенность Марины, что муж ее не любит, выяснились простые и даже смешные вещи.

История успеха, провала и возрождения… или почему стандартные правила тайм-менеджмента работают не всегда?

Эта история, будучи записанной, кажется шаблонной, гладкой и «сладенькой». В реальности, она была наполнена разочарованием, болью, страхом, стрессами, сомнениями и ощущением безысходности. За ее позитивным финалом стоит огромна внутренняя работа, которую проделала Светлана. На такие вещи сил и решимости хватает далеко не у всех людей.

От Флай леди – до бизнесвумен. Десять вопросов, которые помогли совершить этот прыжок.

Ко мне на консультацию однажды пришла молодая, целеустремленная и отлично выглядящая женщина. Светлана была домохозяйкой, то есть женой и матерью двоих детей. Она сама, ее дом, дети и муж были в полном порядке. Во многом, благодаря тому, что больше года назад она увлеклась системой «Флай леди» и организовала с ее помощью свою ежедневную активность. Для чего же Светлана пришла на консультацию? После года работы в рамках системы «Флай леди», она почувствовала какую-то неудовлетворенность. И пришла ко мне с тем, чтобы мы доработали ее систему тайм-менеджмента.

Десять вопросов, которые могут изменить вашу жизнь.

Анастасия – успешная женщина, топ-менеджер крупной компании. На протяжении многих лет она строила карьеру и была востребованным специалистом. Недавно ее нашел специалист по поиску персонала и предложил работу в транснациональной компании на прекрасных условиях. Еще пару лет назад Анастасия бы не раздумывая сказал «да». Но сегодня что-то сдерживало ее и вызывало сомнения. Десять вопросов помогли героине разобраться в себе.

Что говорят женщины о «Живи как хочется»?

Популярные статьи

Чтобы изменить судьбу, порой, достаточно просто быть внимательным.

Чтобы изменить судьбу, порой, достаточно просто быть внимательным.

Есть такое слово: «судьба». Где то рядом, в пространстве смыслов, болтается «рок». Неподалеку ошиваются «карма», «хроническое невезение» с «незакрытым гештальтом» и тому подобные конструкции… Мы эти слова используем, когда сталкиваемся с повторениями. А точнее с повторяющимися ситуациями. И, чаще всего, эти ситуации нас не радуют.

Это выглядит очень забавно, но проявляется, порой далеко не безобидно, во всех аспектах нашей жизни.
Судьбу можно изменить, если просто внимательно вглядеться в характер и особенности личности. Свои и/или тех людей, с которыми вас объединяют сходные ситуации.

читать далее
Почему взаимопонимание — это вредная иллюзия и что с этим делать?

Почему взаимопонимание — это вредная иллюзия и что с этим делать?

Многие считают, что язык – это именно то, что делает нас людьми. С помощью языка мы усваиваем культуру. Не «культуру» с большой буквы, а то, что превращается нас из «голых обезьян» в мало-мальски человекоподобных существ. Язык мы усваиваем автоматически, в раннем детстве. И этот автоматизм всю нашу дальнейшую жизнь играет с нами злые шутки.

читать далее
Ваш внутренний мир на самом деле не ваш… Человек, как машина мемов.

Ваш внутренний мир на самом деле не ваш… Человек, как машина мемов.

Удивительные способности языка: он формирует нашу внутреннюю реальность. Любовь, успех, деньги счастье… это просто вирусы ума. Внутри нас живут идеи, которые используют наш мозг, как среду для размножения. Идеи, как и вирусы, не заботятся о своих носителях.
Какие идеи живут внутри вас и что они с вами делают?

читать далее
Как не быть марионеткой правил и принципов? Практическое упражнение для знакомства с соавторами вашего жизненного сценария.

Как не быть марионеткой правил и принципов? Практическое упражнение для знакомства с соавторами вашего жизненного сценария.

Многие из тех, кто не склонен заниматься самокопанием и не интересуется психологией считают, что исследование собственных правил и принципов жизни довольно-таки бесполезное занятие. Мой опыт работы коуча показывает, что это совсем не так. Я неоднократно сталкивался с тем, что именно принципы и правила жизни, усвоенные человеком в раннем возрасте мешают ему принимать решения и совершать поступки. До тех пор, пока вы не знаете, что руководит вашей жизнью и откуда оно появилось, вы – марионетка.

читать далее
Любовь и семейные ценности, как вирусы ума. О чем, на самом деле, не говорил перед смертью Стив Джобс?

Любовь и семейные ценности, как вирусы ума. О чем, на самом деле, не говорил перед смертью Стив Джобс?

Все знают, что интернет давно превратился в склад мемов, приколов и фейков. Поддельные изречения Лао Цзы, Будды, Черчилля и Ленина наряду с конспирологическими теориями о рептилоидах и заговоре мирового правительства представлены здесь во всей красе и разнообразии. К сожалению, некоторые из этих фейков претендуют не на то, чтобы развлечь читателя, а на то, чтобы указать ему «верный путь» в жизни.

читать далее
Как изменить свою жизнь?  Первый каталог методов изменения жизни с их критическим разбором и иллюстрациями.

Как изменить свою жизнь? Первый каталог методов изменения жизни с их критическим разбором и иллюстрациями.

Эта первая статья в большом цикле о том, как изменить свою жизнь. Ради Бога, не морщитесь. Я понимаю, что интернет заполнен огромным количеством бездарных поделок на эту тему. Их авторы беззастенчиво обещают 100% работающие методики, волшебные перемены в жизни и пошаговые рецепты сумасшедшего успеха. Под лозунгом «Изменяем жизнь к лучшему» работают, как опытные и мудрые наставники, так и проходимцы, которые пользуются популярностью темы.

читать далее
Shares
Shares
Share This